Každý z nás zažil nepříjemnosti spojené se špatným zákaznickým servisem. Potenciální zákazníky může odradit cokoli z následujícího – příliš dlouhá doba kontaktování, volání na horké linky a žádná odpověď, čekání na odpověď celé dny.

Každé podnikání se točí kolem zákazníka, proto musí být prioritou zajištění jeho spokojenosti. Ale jak se vaše společnost rozrůstá, můžete se vy i vaši pracovníci zákaznických služeb cítit přepracovaní. 

Pokud je vaše společnost zaměřena na zákazníka, jste na správném místě. Máme pro vás ideální řešení – virtuální asistentku!

Virtuální asistent pro zákaznický servis zajistí, že o vaše klienty bude dobře postaráno. Například virtuální právní asistent může pomoci advokátním kancelářím se správou klientských dotazů. Díky tomu lze zvýšit produktivitu a váš tým bude mít potřebnou podporu. Kromě toho se můžete spolehnout na virtuálního asistenta zákaznického servisu, který se postará o běžné problémy se zákaznickým servisem, což vám zbude mnoho času na další klíčové obchodní operace.

V tomto blogu budeme diskutovat o tom, jak vám pronájem virtuálního asistenta pro zákaznickou podporu může pomoci rozšířit vaše podnikání. Nejprve se však podívejme, co role zákaznické podpory VA obnáší.

Kdo je virtuální asistentka zákaznické podpory?

Virtuální asistent pro zákaznický servis se stará o administrativní úkoly, jako je přijímání a uskutečňování hovorů, odesílání e-mailů a odpovídání na zprávy zákazníků v chatu. Může firmám pomáhat se vším od technických problémů až po dotazy týkající se zákaznického servisu.

Virtuální asistent zákaznické podpory za vás může provádět následující úkoly:

• Vyřizování prvotních dotazů na produkt/službu
• Sledování klientských transakcí, profilů a účtů
• volání na help desk, živý chat podpora a odesílání volání pro správu nákupních košíků
• Správa CRM databáze
• Zpracování offline nebo online objednávek
• Vytváření faktur
• Zpracování transakcí
• Sledování zpětné vazby od zákazníků, hodnocení líbí a nelíbí, komentářů a recenzí
• Zpracování refundací  

Proč si najmout virtuálního asistenta pro zákaznickou podporu, když už jsou chatboti k dispozici?

Chatboti jsou automatizované programy, které reagují přímo na dotaz zákazníka. Na vaše otázky reagují předem stanovenou odpovědí, kterou nelze změnit ani přizpůsobit. Virtuální asistenti zákaznického servisu však nabízejí služby na míru.

Virtuální asistenti zákaznické podpory mohou přirozeně konverzovat se zákazníky a řešit jejich problémy nebo řešit stížnosti zákazníků lidštěji. Ne s každým klientem se dá zacházet stejně. V této situaci budou virtuální asistenti zákaznické podpory schopni zacházet s každým klientem odlišně díky jejich dlouholetým zkušenostem s řešením různých klientů.

Co je třeba zvážit, než si najmete virtuální asistentku

Chcete mít jistotu, že vámi najatá virtuální asistentka bude vhodná i pro vaši společnost. Jedním z vynikajících způsobů, jak zjistit, jak bude vámi vybraný virtuální asistent spolupracovat s vaším týmem, je najmout si od důvěryhodného a důvěryhodného poskytovatele služeb virtuální asistentky, jako je Wishup, který vám nabízí předem prověřené, pohovory a vyškolené asistenty pro lepší služby zákazníkům.

Dalším způsobem, jak zjistit, zda jsou vaši uchazeči pro danou pozici kvalifikovaní, je dozvědět se o nich prostřednictvím pohovorů, které lze vést přes videokonference. Mnoho firem také používá software pro plánování pohovorů ke zjednodušení a urychlení procesu náboru. Zlepšuje váš vztah s vaším virtuálním asistentem tím, že vám umožňuje vidět a porozumět osobě, se kterou budete pracovat.

9 způsobů, jak může virtuální asistentka zákaznické podpory růst vašeho podnikání

Zvýšená loajalita zákazníků

Pouze několik podniků může poskytnout jedinečným zákazníkům personalizovanou péči a spolehlivou pomoc. To vše je nezbytné pro zvýšení udržení zákazníků; v opačném případě konkurenti podnik pohltí.

Virtuální asistenti zákaznické podpory mohou komunikovat se zákazníky personalizací e-mailů, hovorů a zpráv. Díky rychlejší době odezvy a personalizovanějším službám/odpovědím/doporučením produktů přizpůsobeným jejich potřebám se zvyšuje loajalita ke značce. Zákazníci mohou také objevit užitečnější informace o produktech a službách, které vaše firma nabízí.

Rychlé odpovědi na dotazy helpdesku

Vaše společnost potřebuje skvělý systém, pokud potřebuje reagovat na dotazy „pomoci“. Zákazník, který žádá o pomoc, má obvykle aktuální problém s vaším zbožím nebo službami. Nyní máte šanci jim ukázat, že se při výběru vašich služeb rozhodli správně!

Virtuální asistent vám může rychle pomoci tím, že bude reagovat na požadavky helpdesku, pokud nastavíte nějaké skvělé pokyny a zdroje. Výsledkem je, že vaše firma se může odlišit od konkurence tím, že rychle reaguje na žádosti o pomoc.

Lepší pomoc při sledování

Zákazníci chtějí vědět, kde jsou jejich produkty právě teď. Všichni jsme tam někdy byli, když jsme čekali na důležitou dodávku. Zde můžete svou společnost skutečně odlišit od konkurence a nastavit laťku vynikajících služeb zákazníkům ve svém oboru. 

Najmutí virtuálního asistenta zákaznického servisu vám umožní mít někoho, kdo může sledovat objednávky, jakmile se na ně vaši zákazníci zeptají. I když se to může zdát jednoduché a nekomplikované, nemůžete říct totéž, když je na druhém konci linky dotěrný zákazník.

Dobrý virtuální asistent pro zákaznický servis se pod tlakem snadno nezlomí, a to ho odlišuje.

Globalizované služby

Přestože Google zjednodušuje překlad jazyků, slyšet hlas v známém dialektu je uklidňující. Pokud se zákazníci dokáží ztotožnit s tónem a jazykem mluvčího, je pravděpodobnější, že se zapojí do přátelské konverzace.

Různorodý tým virtuálních asistentů jim umožňuje snadněji poskytnout tu nejlepší podporu. Navíc, v závislosti na zemi, ze které pocházejí, mohou vaši VA komunikovat s klienty ve dvou nebo více jazycích. Najmutí virtuálního asistenta je moudrou volbou, jak udržet své zákazníky spokojené, pokud je váš cílový trh v jiné zemi nebo pokud máte v plánu expandovat do zahraničí.

Samozřejmě, pokud se rozhodnete najmout globální zaměstnance a vybudovat mezinárodní tým, nezapomeňte, že budete muset dodržovat místní pravidla a pracovní předpisy jejich domovské země.

Ušetřený čas a peníze

Virtuální asistenti jsou fantastickí pro zákaznickou podporu, protože se prakticky platí sami. Najmout si někoho z firmy a platit mu každou hodinu, aby odpovídal na e-maily, hovory a příspěvky na sociálních sítích, není příliš chytré. 

Virtuální asistenti s vámi však spolupracují na dálku, protože budou pracovat vzdáleně ze svých pracovních stanic. Navíc budou tito asistenti mnohem levnější než interní zaměstnanci.

Kromě toho budete mít během dne o jeden úkol méně, pokud je nepřetržitě k dispozici virtuální asistent, který bude vašim zákazníkům pomáhat. Nebudou vás vyrušovat otravné e-maily nebo příspěvky na sociálních sítích, což vám umožní soustředit se na důležitější úkoly.

Lepší pokrytí výkyvů

Když se požadavky zákazníků náhle zvýší, pro mnoho malých podniků je obtížné držet krok. Mnozí přicházejí o podnikání, protože jejich infrastruktura dokáže obsloužit pouze určitý počet zákazníků. Zkušený zástupce virtuální zákaznické podpory zajišťuje, že míra udržení zákazníků zůstává vysoká tím, že zvládá takové výkyvy.

Škálovatelné a flexibilní

Když si najmete virtuální asistenty, získáte větší flexibilitu a škálovatelnost.

Podle potřeby můžete škálovat nahoru nebo dolů. Pokud si všimnete, že vaše firma roste, můžete do svého týmu snadno přidat virtuální asistenty, aby splnili požadavky. Nejlepší na tom je, že společnosti s virtuálními asistenty zvládnou náročné části za vás, což vám ušetří procházení procesem náboru.

Vždy můžete zredukovat svůj tým, pokud se podnikání zpomalí a nechcete, aby za vás pracovalo příliš mnoho asistentů.

Chytrý marketing

Statistiky opakovaně ukazují, že osm z deseti spotřebitelů dává přednost utrácení více peněz u firem, které nabízejí výjimečný zákaznický servis.

Vaše společnost však vyžaduje osobu s několika vrozenými rysy efektivního zástupce zákaznických služeb. Mezi tyto vlastnosti patří tolerance, empatie, zdvořilost a komunikační schopnosti, jako je pozorné naslouchání a přesné vyslovování slov.

Spolehlivý poskytovatel služeb virtuální asistentky, jako je Wishup, navrhne vhodnou virtuální asistentku se všemi potřebnými vlastnostmi pro lepší zákaznickou podporu.

Snížení stresu při pracovní zátěži

Stres, který je spojen s prací se zákazníky, lze snížit najmutím špičkové zákaznické podpory VA. Přiznejme si to – nejsme všichni lidé, ale zástupci zákaznických služeb určitě ano! Vědí, jak zvládat interakce efektivně a s úsměvem.

Přestože interní zaměstnanci mohou být obeznámeni se specifiky vašeho produktu nebo služby, mohou postrádat komunikační dovednosti, aby mohli své znalosti efektivně sdílet. Na druhou stranu virtuální asistenti zákaznické podpory jsou zběhlí ve zvládání emocí. Mají trpělivost, aby někoho provedli procesem, poskytovali rychlé odpovědi na dotazy a udržovali klid při poslechu rozzlobeného volajícího.

Návštěvníci budou mít lepší zkušenost, pokud budete mít přátelskou a vstřícnou osobu, která provozuje vaši zákaznickou podporu. Nejlepší na tom je, že žádný z vašich ostatních pracovníků nezažije stres z obsazení pozice, o kterou nežádal.

Zvyšte svou zákaznickou zkušenost!

Pokud jde o konzistenci a dobu odezvy, najmutí virtuálního asistenta pro zákaznický servis může vaší společnosti pomoci odlišit se od konkurence. Nákladům na celý proces náboru, adaptace a školení se můžete vyhnout outsourcingem zákaznického servisu společnosti Wishup.

Společnost nabízí sedmidenní bezplatné zkušební období, abyste si byli naprosto jisti, že virtuální asistent, kterého jste si najali, je ten, koho chcete. Má také globální skupinu vysoce vyškolených virtuálních asistentů. Naplánováním bezplatné konzultace s odborníky společnosti Wishup nebo odesláním zprávy s vašimi požadavky si od nich můžete rychle najmout virtuální asistentku.

Životopis autorky: Shaurya má akademické vzdělání v žurnalistice a masové komunikaci a pracuje jako redaktorka pro Wishup . Baví ji romantizovat svět v poezii, zatímco v každé ruce drží fotoaparát a pero.